Какво е отчет
Крайната цел на всяка ИС е да предоставя на потребителите нужната информация в удобен за използване, публикуване и архивиране вид. В MS Access това са отчетите (reports) — оформени според изискванията на крайния потребител документи.
Отчет = статична форма
Формите са динамични — преминава се от кортеж на кортеж, редактира се, добавя се. При отчетите данните се изобразяват статично според текущото им състояние — само за разглеждане на екрана или отпечатване на хартия. Отчетът е изглед към данните, представен като форматиран документ.
Като формите, отчетите се свързват с една таблица — постоянна или временна (създадена със заявка). За по-сериозно съдържание обикновено е нужна временна таблица, създадена чрез съединяване на две или повече таблици (следващият урок).
Трите начина за създаване
| Начин | Инструмент | Особености |
|---|---|---|
| Автоматичен | Report Wizard | свръхбързо, но с видими недостатъци; не може да се редактира |
| Полуавтоматичен | Create → Report | параметри по премълчаване; изглежда по-добре И може да се редактира |
| Ръчен | Report Design | празен отчет; Report Source = таблицата; пълен контрол |
Полуавтоматичният отчет се отваря в Layout View — показва как ще се разположи върху хартия. Пунктираната вертикална линия вдясно показва къде свършва хартиеният лист: каквото е извън нея, отива на втори лист. Решението: в Design View намаляваме ширините на колоните и преместваме контролите.
Структурата на отчета — петте панела
| Панел | Къде се показва | Типично съдържание |
|---|---|---|
Report Header | най-отгоре на първата страница | заглавие на отчета; дата и час на изготвяне |
Page Header | в началото на всяка страница | имената на атрибутите (колоните) |
Detail | повтаря се за всеки кортеж | стойностите на един кортеж |
Page Footer | в края на всяка страница | номер на страницата |
Report Footer | в края на отчета | обобщаващи характеристики — брой редове |
Системните функции в отчета
=Date()и=Time()— текущата дата и час (знакът = е задължителен при извикване на функция в текстова кутия).=Count(*)— броят на показаните в отчета редове (Report Footer)."Page " & [Page] & " of " & [Pages]— номерация: текстови константи в кавички, служебните променливи Page/Pages в квадратни скоби,&е конкатенация на низове.
Ръчно създаване и редактиране
В Report Design: Report Source = таблицата; после най-бързо е с Add Existing Fields — влачим атрибут в панела Detail и програмата поставя етикет + активна контрола. Още по-добре: ако вече имаме форма за таблицата, копираме контролите от нея наготово — представянето във формата и в отчета ще е еднакво.
- Ширина/отместване на контрола: свойствата Width и Left (етикет и кутия са синхронизирани).
- Подравняване на текст: свойството Text Align.
- Нов лист за всеки кортеж: контролата Insert Page Break в края на Detail.
- Двойките панели Header/Footer се добавят и премахват само заедно.
Практикум
1) Направете отчетите от урока по всеки от възможните начини. 2) Отчет за таблица/заявка от вашия проект. 3) Избройте приликите и разликите между форми и отчети. 4) Добавете Form Header и Form Footer в ваша форма — какво бихте поставили там?
Какво трябва да запомниш
- Отчет = статичен изглед към данните като форматиран документ (екран/хартия).
- Базира се на таблица или заявка; сложните отчети — на съединени таблици.
- Пет панела: Report Header, Page Header, Detail (по веднъж на кортеж), Page Footer, Report Footer.
- =Date(), =Time(), =Count(*); & е конкатенация; [Page]/[Pages] — служебни променливи.
- Готовите контроли от формата може да се копират в отчета.