Какво е MS Access
MS Access е програма за създаване и експлоатация на релационни бази от данни — част от пакета MS Office, редом с Word, Excel и PowerPoint, затова част от интерфейса ѝ ни е позната. Разликата: докато познатите програми създават по един тип обекти (текст, таблица, презентация), с Access създаваме и обработваме няколко различни обекта:
Файловете на MS Access са с разширение .accdb. При стартиране избираме Blank database (празна база) или темплейт (заготовка), задаваме име на файла и папка. Съвет от учебника: създай си лична папка за файловете — не ги оставяй в папката по премълчаване, особено на споделен компютър.
Създаване на таблица
Изгледът, в който се отваря нова таблица, се нарича Datasheet (лист с данни — като електронна таблица). Access автоматично създава първия атрибут ID от специалния тип AutoNumber: стойностите му са целите положителни числа 1, 2, 3…, присвоявани в реда на добавяне. Това е познатият ни идентификатор, добавен, за да бъде първичен ключ.
Атрибутите за таблицата Ученик от урока и разсъжденията за типовете им:
| Атрибут | Тип в Access | Защо |
|---|---|---|
| ID | AutoNumber | автоматичен идентификатор — първичен ключ |
| Клас | Short Text (3) | „12а“ — число + буква, до 3 знака |
| Номер | Number | цяло число! При текст сортирането слага 11, 12 преди 2, 3 (лексикографски ред) |
| Име, Презиме, Фамилия | Short Text (16) | три отделни атрибута — изискване на 1НФ |
| Дата на раждане | Date/Time | специален числов подтип |
| Място на раждане | Short Text (32) | не си струва да нормализираме до 1НФ (селище + област) |
| ЕГН | Short Text (12) | цифров код, не число — по-мъдро е с резерв в дължината |
| Снимка | OLE Object | това е BLOB типът на Access |
Класическият капан с Номер
Ако Номер е текстов, сортирането подрежда „11", „12" преди „2", „3" — заради лексикографското сравняване на низове. Затова типът трябва да е цяло число.
Редактиране на таблица — Design View
Грубата схема правим в Datasheet (Click to Add → избор на тип), а финото редактиране — с бутона View → Design View: там виждаме Field Name и Data Type на всеки атрибут и списъка с параметри долу вляво.
Важните параметри
Field Size— размер: за Клас сменяме 255 (по премълчаване!) с 3; за Номер избираме най-пестящия типByteвместо Long Integer.Caption— надпис/обяснителен текст за атрибута.Required = YesиAllow Zero Length = No— за ЕГН: предпазват от невъвеждане на важната идентифицираща стойност.Default Value— стойност по премълчаване; оставя се празна, когато няма смислена такава.Decimal Places— брой цифри след десетичната точка при дробни числа (Auto = 0 за целите типове).
Типовете в менюто Click to Add
| Access тип | Какво е |
|---|---|
| Short Text | неголеми текстови атрибути |
| Number | числа |
| Currency | паричен подтип |
| Date & Time | ден и час |
| Yes/No | булевият тип на Access |
| OLE Object | BLOB (не е в менюто, добавя се от Design View) |
Избор на ключ
По премълчаване първичен ключ е идентификаторът ID (иконката ключ в началото на реда). Можем да изберем друг: маркираме например двата атрибута Клас и Номер и с бутона Primary Key правим от тях нов съставен ключ.
Внимание
Таблиците в MS Access трябва да имат ключ — не можем да премахнем ID, преди да сме посочили друг. И не бива да се бърза с премахването на идентификатора: на по-късен етап може да потрябва за връзки с други таблици.
Практикум (задачи от учебника)
1) Довършете схемата на таблицата Ученик и я съхранете. 2) В Datasheet попълнете данни за учениците от вашия клас (поне 10 кортежа). Забележка: ЕГН са лични данни — при реална база спазвайте регулациите. 3) Създайте таблиците на проекта, който разработихте в предишния урок.
Какво трябва да запомниш
- Access = СУБД; файлове .accdb; обекти: таблици (ядро) + форми, заявки, отчети, модули, макроси.
- AutoNumber = автоматичен целочислен идентификатор, първичният ключ по премълчаване.
- Номер в клас = число (иначе „11“ < „2“ при сортиране); ЕГН = текст.
- Design View: Field Size, Required, Allow Zero Length, Default Value.
- Таблиците в Access задължително имат ключ.